Política de tratamiento de datos personales

Esta política se adopta en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen. Explica cómo recolectamos, usamos, almacenamos, circulamos y suprimimos los datos personales de quienes se inscriben o participan en la Cumbre Misionera Juvenil 2027 (CMJ 2027).

1. Responsable del tratamiento

• Responsable: IGLESIA BAUTISTA RENACER
• NIT: 830.047.099
• Correo para consultas y reclamos: info@cumbremisionerajuvenil.org
• Sitio web: https://cumbremisionerajuvenil.org

2. Datos que tratamos

• Del comprador: nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono, país, ciudad y dirección de facturación, y datos del pedido.
• De cada participante: nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono, país, ciudad, iglesia u organización (opcional) y los talleres elegidos.
• De quienes eligen el tour opcional: edad y restricciones físicas, médicas u hospitalarias (ver numeral 4).
• Datos de pago: el pago lo procesa Wompi. No recibimos ni almacenamos los datos completos de tarjetas ni las claves bancarias; solo conservamos la referencia y el estado de la transacción.
• Datos técnicos: dirección IP y fecha y hora de la autorización otorgada en el formulario de inscripción, como prueba de la autorización.
• Datos de ingreso: código QR de la entrada y registro de ingreso al evento.

3. Finalidades

1. Gestionar la inscripción, emitir y enviar la entrada con código QR y verificar la identidad de los participantes.
2. Asignar y administrar los cupos de los talleres y organizar los salones.
3. Organizar la logística y la seguridad del tour opcional por Bogotá.
4. Procesar pagos a través de Wompi, conciliar transacciones y atender asuntos contables y tributarios.
5. Enviar comunicaciones relacionadas con el evento: confirmaciones, cambios de programación, recordatorios e información práctica.
6. Controlar el ingreso al evento (check-in) y elaborar listados de asistencia por taller y por tour.
7. Atender consultas, reclamos y solicitudes de transferencia de inscripciones.
8. Elaborar estadísticas internas y anónimas para mejorar futuras ediciones.

No vendemos ni cedemos datos personales a terceros con fines comerciales.

4. Datos sensibles

La edad no es un dato sensible. Las restricciones físicas, médicas u hospitalarias sí son datos sensibles (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012). Por eso:

• Suministrarlas es facultativo: nadie está obligado a autorizar su tratamiento. Solo se solicitan a quienes eligen el tour opcional, y son necesarias únicamente para inscribirse en él. Sin ellas se puede participar en la Cumbre.
• Se tratan solo con la autorización previa, expresa e informada del titular, o de su representante legal en el caso de menores de edad.
• Se usan únicamente para la logística, la seguridad y la atención de emergencias durante el tour.
• Solo acceden a ellas el personal autorizado de la organización y los responsables del tour. No se incluyen en los correos de confirmación ni en las entradas.

5. Niñas, niños y adolescentes

Los datos de menores de 18 años se tratan respetando su interés superior y sus derechos fundamentales (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 12 del Decreto 1377 de 2013). La inscripción de un menor la debe hacer, o autorizar, su padre, madre o representante legal. Quien realiza la compra declara contar con esa autorización. Cuando su madurez lo permita, se tendrá en cuenta la opinión del menor.

6. Autorización

Al marcar la casilla de autorización en el formulario de inscripción, el comprador:

• autoriza el tratamiento de sus propios datos;
• declara contar con la autorización de cada participante que inscribe (y, para menores de edad, de su padre, madre o representante legal);
• autoriza expresamente el tratamiento de los datos sensibles del tour cuando los suministra.

Conservamos como prueba la fecha y hora, la versión del texto aceptado y la dirección IP.

7. Derechos de los titulares

Como titular de los datos tienes derecho a:

• Conocer los datos personales que tratamos sobre ti.
• Actualizar y rectificar datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
• Acceder gratuitamente a tus datos personales.

8. Procedimiento para consultas y reclamos

Escribe a info@cumbremisionerajuvenil.org indicando:

• nombre completo y documento de identidad;
• número de pedido, si lo tienes;
• descripción de la solicitud;
• datos de contacto para la respuesta;
• si actúas en nombre de otra persona, el documento que acredite tu representación.

• Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible en ese plazo, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria): se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible en ese plazo, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes. Si pasan dos (2) meses sin que lo completes, entenderemos que lo has desistido.

9. Encargados del tratamiento y transferencias

Para operar la inscripción, algunos proveedores tratan datos por nuestra cuenta, bajo nuestras instrucciones y con medidas de seguridad:

• Hostinger: alojamiento del sitio web y del correo electrónico. Sus servidores pueden estar fuera de Colombia, lo que implica una transmisión internacional de datos.
• Wompi (Bancolombia): procesamiento de pagos. Para los datos de pago aplican también sus propias políticas.
• WooCommerce y FooEvents: software instalado en nuestro sitio para gestionar pedidos, entradas con código QR y el registro de ingreso, incluida la aplicación de check-in que usa el personal autorizado.

También podremos entregar datos a las autoridades que los soliciten en ejercicio de sus funciones legales.

10. Seguridad y conservación

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos: conexión cifrada (HTTPS), acceso restringido al personal autorizado y copias de seguridad.

• Datos de inscripción (participantes, comprador, talleres y tour): se conservan hasta doce (12) meses después del evento (16 de enero de 2027). Después se suprimen o se anonimizan.
• Datos de salud del tour (edad y restricciones físicas, médicas u hospitalarias): se suprimen dentro de los treinta (30) días siguientes al tour (12 de enero de 2027).
• Los registros contables y de pago se conservan durante el tiempo que exija la ley.

11. Cambios y vigencia

Esta política rige desde el 16 de octubre de 2026. Cualquier cambio sustancial se publicará en esta página. Si el cambio afecta las finalidades, se informará antes de aplicarlo y, cuando corresponda, se solicitará una nueva autorización. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras se cumplan las finalidades descritas.